सहकारी संस्था सिद्धान्तः स्वनियममा चल्ने निकायहरु हुन । त्यसैले संस्थाका जिम्मेवार व्यक्तिहरुमा संस्थाको कारोवार, क्षेत्र, आर्थिक तथा सुसासनका विषयमा संस्थाका पदाधिकारी तथा कर्मचारीलाई संस्थाको आन्तरिक चेक जाँच तथा परिक्षण गर्नुपर्ने जिम्वेवारी हुन्छ तर सो को सिप सम्वन्धित पदाधिकारी, कर्मचारीलाई नभएको कारणले सो परिक्षणको प्रभावकारिता हुनुपर्ने जति नभएको अवस्था देखिन्छ । संस्थामा आन्तरिक निरिक्षण सिप विकासको लागि यस आलेखमा टिपोट तयार गरिएको छ ।
१. सहकारी संस्था निरिक्षण जाँचका आधारहरु ः
कुनै पनि निकाय वा संस्थालाई निरिक्षण गर्दा निरिक्षणको आधारहरु हुन्छन । जसको परिक्षण जाँच गर्दै सहि र गलत वा सुधार योग्य विषयवारेमा निरिक्षण गर्ने निकाय, तह अनुसार सुझाव, निर्देशन र कारवाहीका प्रक्रिया अघि वढ्दछन । निरिक्षणका आधारहरु सामान्यतया नियम कानुन नै भएतापनि सहकारी संस्थाको आन्तरिक निरिक्षणको क्रममा भने त्यस वाहेक लेखा, सुसासन जस्ता विषयलाई पनि आधार वनाईनु पर्छ । सहकारी संस्थाको निरिक्षणको लागि निम्न आधारहरु लिन सकिन्छ ः
क) सहकारी ऐन नियम र मापदण्ड
ख) संस्थाको विनियम, नीति र निर्देशिका
ग) साधारण सभाको निर्णय , समितिको निर्णय
घ) लेखा समितिको प्रतिवेदन
ङ) लेखाका नियमहरु, सपोर्ट कागजातहरु
च) सहकारीका अन्र्तराष्ट्रिय सिद्घान्त र मुल्य मान्यताहरु
छ) अन्य पक्षसंग भएको संझौता, निर्देशनहरु
ज) पल्र्स अनुगमन प्रणाली, प्रवृति विष्लेशण
२. निरिक्षणका मुख्य विषयहरु ः
क) लेखा कारोवार( भौचर, सपोर्ट, सहायक खाता, व्यक्तिगत खाता)
ख) लेजर/चारखाता विववरण ः
१. आम्दानी र खर्च
२. सम्पत्ति र दायित्व
ग) व्यवस्थापन ः
१. कर्मचारी व्यवस्थापन
२. ऋण व्यवस्थापन
३. नगद, वैंक र स्थीर सम्पत्ति, मौज्दात व्यवस्थापन
घ) सुसासन ः
१. साधारण सभा र सभाको निर्णयहरु
२. संस्थाको नीति निर्माण र कार्यान्वयनका अवस्थाहरु
३. समितिको बैठक तथा निर्णयहरु
४. अन्य
३.निरिक्षण गरिने विषयको विष्तृत विवरण ः
क) लेखा कारोवार( भौचर, सपोर्ट, सहायक खाता, व्यक्तिगत खाता) ः
भौचर, सपोर्ट
ड्ड अद्यावधिक रुपमा लेखा भौचर तयार भए नभएको ।
ड्ड तयार गर्ने, चेक गर्ने र सदर गर्नेले दस्तखत गरे नगरेको ।
ड्ड भौचरमा राखिने सर्पोट, प्रमाणीत कागजात भए नभएको ।
ड्ड भौचर र सपोर्ट कागजात स्वीकार योग्य छ वा छैन ।
ड्ड लेखा भौचर मिति अनुसार सिलसिलेवार लेखिएको र लेजरमा सोही अनुसार प्रविष्टी भए नभएको ।
ड्ड पान विल, भ्याट विल, भर्पाई के हुनुपर्ने हो ? के राखिएको छ ?
सहायक तथा व्यक्तिगत खाता ः
ड्ड सहायक र व्यक्तिगत खाताको प्रकार, किसिम टिपोट गर्ने ।
ड्ड अद्यावधिक रुपमा प्रविष्टी भए नभएको जाच गर्ने ।
ड्ड सहायक खाता र व्यक्तिगत खाता चेक जाँच र प्रमाणित गरे नगरेको चेक गर्ने ।
ड्ड सफ्टवेयरमा कारोवार भए व्यक्तिगत, सहायक खाताको प्रिन्ट राखे नराखेको चेक गर्ने । संस्थाको सफ्टवेयर प्रणालीको डाटा सुरक्षाको धेरै हदसम्मको विश्वस्त भए मात्र पुर्ण रुपमा सप्mटवेयर डाटालाई मात्र मान्यता दिने ।
ड्ड पास वुक वा सफ्टवेयरको व्यक्तिगत व्यालेन्स र व्यक्तिगत लेजरको व्यालेन्स क्रस चेक गरेको छ छैन, केही नमुनाहरु लिई चेक गर्ने ।
ड्ड व्यक्तिगत खाताको जोड र सहायक खाताको विवरणको भिडान हुन्छ हुदैन चेक गर्ने ।
ख) चारखाता विववरण ः
१. आम्दानी र खर्च ः
ड्ड संस्थाको कारोवार अनुसारको आम्दानी भएको छ छैन जाँच गर्ने । उदाहरणको लागि बचत तथा ऋणको कारोवार गर्ने संस्थाले गर्ने आम्दानीमा व्याज आम्दानीको हिस्सा प्रमुख हुनुपर्छ । जरिमाना, शुल्कका हिस्सा उल्लेख्य पाएमा कारण खोजी गर्ने ।
ड्ड व्याज छुट, कमिसन, शुल्क आदिको गणना गर्दा ठिक ढंगले भएको छ छैन नमुना छनौट गरि चेक गर्ने ।
ड्ड व्याज आम्दानीको दर र तोकिएको व्याजदर बीच कति फरक छ ? गणना गरि फरक भएको यथोचित कारण पत्ता लगाउने । तोकिएको दर भन्दा वढि व्याज लगाएमा, जरिमाना व्याजदर धेरै लिएमा, पुरानो पाउनुपर्ने व्याज चालु आ.व.मा असुली भएमा, चालु आ.व.मा व्याज असुल नभएमा यो दर तोकिएको व्याजदर भन्दा फरक आउछ । यो दर एक महिनाको हिसावमा सामान्य रुपमा गणना गर्नका लागि ः यस महिनाको व्याज आम्दानी×१२÷औषत लरर×१०० गरि निकाल्न सकिन्छ ।
ड्ड खर्च बजेटमा भएका शीर्षक र लेजरमा लेखा शीर्षकहरु फरक छन कि छैन्न ? एकै भए बजेट नाघेर खर्च भएको छ कि छैन चेक गरिनुपर्छ ।
ड्ड खर्चहरु गर्दा औचित्य, यथार्थता छन वा छैनन् चेक गर्नुपर्छ । उदाहरणको लागि साधारण सभामा सदस्यको उपस्थिती ३०० जना, साधारण सभाको नास्ता विलमा ७०० जनाको भए सो औचित्य पुष्टी गर्न लगाउनुपर्छ ।
ड्ड वास्तविक व्याज खर्च को दर र संस्थाले तोकेको व्याजदर समान आउनुपर्छ । सो गणना निकाली फरक भए यथोचित कारण के हो पत्ता लगाउनुपर्छ ।
ड्ड संस्थाले भुक्तान गर्ने कुनै शुल्कमा जरिमाना तिरेको छ कि छैन चेक गरिनुपर्छ । पानी, विद्युत, सवारी, सम्पत्ति कर, विमा नविकरण आदिमा जरिमाना तिरेको भए जिम्वेवार कर्मचारी पदाधिकारीलाई सो विषयमा जवाफदेही बनाईनुपर्छ ।
ड्ड ब्याज भुक्तानीमा, कर्मचारी पारिश्रमिक, घरभाडा भुक्तान आदिमा श्रोतमा कर कट्टी भए नभएको र कट्टी भएको भए अर्को महिनाको २५ गते भित्र कर कार्यालयमा जम्मा गरे नगरेको चेक गनुपर्छ ।
ड्ड नाफा नोक्सान हिसाव रिपोर्ट लिई संस्थाको लेजर संग भिडान गरि फरक भए नभएको जानकारी लिने ।
ड्ड सहायक खाताको शीर्षकगत जोड र चारखाताको मुख्य शीर्षकसंग भिडान हुनुपर्छ । सो भए नभएको चेक गर्ने ।
ड्ड संस्थामा भएको सम्पुर्ण खर्चको लेखा भुक्तान नभएपनि राखिनुपर्छ र आम्दानी चाही नगद प्राप्ती भएपछि मात्र राखिनुपर्छ । आम्दानी र खर्चको विवरणमा यो विषय पनि जाँच गर्न आवश्यक छ ।
२. सम्पत्ति र दायित्व
ड्ड नाफा वा नोक्सान सहित सम्पत्ति र दायित्व विवरण तयार (वासलात)
ड्ड सवै शीर्षकका सम्पत्ति दायित्वको रकम अध्ययन
ड्ड गत र अनुपातिक दर निरिक्षण
ड्ड बार्षिक कार्यक्रम बजेट, व्यावसायिक योजनासंग तालमेल
ड्ड नगदको भौतिक गणना
ड्ड वैंक हिसाव भिडान
ड्ड लगानी हिसावको प्रमाण र औचित्यता
ड्ड सहायक खाताको जोडसंग मिलेको लरर
ड्ड नियमानुसारको पेश्कि
ड्ड पुष्ट्याई सहितको पाउनुपर्ने हिसाव
ड्ड सम्पत्तिको विष्तृत विवरण र भौतिक गणना
ड्ड शेयर सदस्यको विवरण अनुसार मिलेको शेयर हिसाव
ड्ड लेखा परिक्षण, सहायक खातासंग मिलेको कोष हिसाव
ड्ड सहायक खाता संग मिलेको बचत हिसाव
ड्ड प्रमाणित भएको, व्यक्तिगत भिडान भएको भुक्तानी दिनुपर्ने हिसाव
ड्ड अनुदान हिसाव
बाकी अर्को पटक ..........
